民营企业档案管理勿“真空”

改革开放以来,由于多种因素的影响,民营企业档案管理工作没有得到足够的重视,企业档案意识不强,档案管理工作长期处于“真空”状态,远远不能适应新形势的需求。因此,不断完善、规范民营企业档案工作,不仅是档案工作服务于企业的需要,也是企业自身保持稳定、持久发展的需要。

民企档案管理问题多

改革开放以来,特别是我国加入世贸组织后,民营企业在激烈的市场竞争、国际化的市场博弈中已逐渐成熟,民营企业档案意识也被不断唤醒,档案工作也得到了长足发展。但客观地说,我国的民营企业档案工作发展还相对滞后,存在很多的不足,业内普遍认为相当一部分民营企业的档案工作还处于无人看管的混沌状态,不同程度地存在档案管理制度不健全、管理人员素质不高、档案设备不齐全、档案收集、整理、保管不规范和档案信息开发利用不到位等问题。

笔者曾对江苏省部分民营企业档案工作情况进行过调查,从调研情况看,目前民营企业档案工作已有相当的自觉性和发展水平,一些地区的档案管理部门在积极探索扶持和发展民营企业档案工作中走出了新路子,积累了丰富的经验。有的民营企业在自身发展中也越来越认识到档案工作是企业内部管理的重要组成部分,档案在企业生产、经营、管理和企业资产、产权、资信等方面所发挥的重用作用,个别企业主动请档案管理部门的人员前去指导,帮助建档,还有的企业直接聘请退休的档案管理人员到企业内部任档案员。但总的来说,民营企业档案工作发展还良莠不齐,尚不能适应民营企业发展的需要。

●档案工作处于自发状态。据笔者调查,大部分企业已开展了不同程度的档案工作。其中已开展档案工作的占被调查企业的72%;尚未开展档案工作的仅占被调查企业的19%;未说明是否开展档案工作占被调查企业的9%.在调查的企业中,明确有档案库房的占90%,未说明库房情况的只占10%.这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

●橄榄分布,水平不均衡。一般而言,规模大的企业好于规模小的企业,明星企业好于一般企业,创立时间长的企业好于创立时间短的企业,效益好的企业好于效益差的企业。从总体上看,民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型格局,水平不均衡。从其档案管理状况,可分为以下四个类型:一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程,有专门的库房、档案人员办公室和档案阅览室;有专职档案人员,管理设施设备齐全;根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度,各类文件资料收集齐全、归档及时,保管科学、利用见效。其中,少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。

二是“上进型”。企业管理者有一定的档案意识,配备了档案兼职人员,设置了档案室,也开展了一定的档案工作,但档案人员素质不高,兼职过多,档案工作未能有效地全面开展起来,档案的效益也未能充分地发挥出来。

三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强,对档案工作的关注还不到位,需要时管一管,平时对档案持可有可无的态度,无专门的档案室和档案管理人员,档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个边缘工作,工作随意性较大。

四是“不管型”。企业主没有档案意识,企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里,档案管理处于“三不管”和“五无”的状态,即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管;无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”。这种类型在小型企业中比较多见。

●档案管理无章可循,制度不健全。在调查中,民营企业普遍存在着档案规章制度不健全的状况,大多数只建有档案员责任制一项,而且还不能坚持严格考核,少数企业甚至都没有档案工作制度,甚至未形成归档制度,档案资料残缺不齐,四处分散。笔者调查的一家规模较大的公司,基建档案就存放在负责基建的人手中,技术档案就存放在技术部,产品档案就存放在销售部,人事档案就存放在办公室,工、青、妇、党、团档案就存放在工会,形成分散管理的局面。还有一些民营企业为了保守自己所谓的商业秘密,或是节约资金,不能执行档案业务人员持证上岗制度,聘请家属或是没有经过管理培训的人员来管理自己的档案。

从民营企业档案管理出现的这几种状况可以看出,以往很多业内人士认为民企档案工作总体上处于一种无序的、混乱的状态的看法是片面的。从调查分析中,我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。其实很多企业的管理者已经具有相当的档案意识,在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源,并已经开展档案管理工作,特别是一些规模企业、明星企业的老总们,对档案已有了比较深刻的认识。在认识上把建档工作与企业利益对立起来,这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以,客观、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。

民企档案管理的五大好处民营企业档案是民营企业在生产、经营、科研、基建以及各项管理活动中形成的,对企业具有参考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录;既是维护民营企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证,又是推动企业健康持续发展的重要信息资源和经济资源。做好民营企业的档案工作,既是档案工作的客体特征,更是企业自身发展的实体需求,总的来说有五大好处:●服务企业生产经营。民营企业在生产经营、资质认证、融资上市、会计审计、项目验收等环节中需要提供大量的档案资料作为凭证和参考。档案工作做得不好,档案资料丢失严重,关键时刻拿不出原始的档案资料,常常会造成无法弥补的经济损失,不少民营企业都曾有过这样惨痛的教训。

●提升企业管理水平。档案管理是企业管理的重要组成部分,又是企业管理的基础,做好档案工作,不仅使档案管理更加完善,而且通过这一基础管理促进了企业整体管理水平的提升。“木桶原理”告诉我们,一只木桶能装多少水,取决于木桶上最短的那块板。档案工作对于民营企业,就犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。没有完善的档案管理,民营企业的管理就会出现难以弥补的漏洞,而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。   ●提供科学决策依据。完善的档案管理是科学决策的重要支撑,迅速、合理而又科学的决策,离不开事实科学、完善的档案记载。利用档案,不仅可以帮助企业进行科学的决策和管理,还能更好地帮助企业树立形象和声誉,使企业资产不断增值。

●有助于企业可持续发展。民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的各种形式的历史记录,一套完整的档案就是一部企业发展历史的教科书,可以再现民营企业创业的艰辛、成长的脚步,可以帮助企业总结失败的教训,实现可持续发展。

●积淀企业文化。企业文化从何而来?从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业发展的真实记录和见证,它不仅是企业文化的组成部分,而且还是展示企业文化的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。民营企业做好档案工作在积累丰富的档案资料同时,也是在积淀企业文化。

“四步走”推进民营企业档案管理

民营企业档案工作的现状,与民营企业的蓬勃发展显然是不适应的,与档案工作服务经济建设的要求也是不相符的。对此,有关档案管理部门必须转变思想观念、转变工作作风,围绕发展大局,努力做好民营企业档案工作,充分发挥档案工作在促进民营经济发展方面的作用。只有通过向企业提供高效、便捷的档案服务,切切实实地为民营企业排忧解难,使企业领导体会到档案工作与企业发展密切相关,才能取得企业领导的重视和认可,才能“以档促发展”。

●第一步:宣传先行,提高建档意识。首先提高企业领导的档案意识。从以上分析中我们不难看出,推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业领导的重视,企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以,为加快民营企业建档工作的进程,档案行政管理部门要加大宣传力度,尤其是要强化民营企业领导的档案意识,使民营企业尽快完成“要我建档”到“我要建档”的转变。

●第二步:培训跟进,提高专业素质。服务是档案工作永恒的主题,业务指导工作要坚持“经济建设发展到哪里,档案工作就服务到哪里”的工作理念,在服务中实施,在服务中体现指导。档案工作随着时代的发展,其业务知识和管理要求也是在变化的,要跟上形势的发展,就要多学习。档案管理部门要结合业务知识和管理要求的变化,根据民营企业的意愿,采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式,为企业培养档案人员,及时纠正企业档案管理中出现疑难问题,不断提高企业档案人员的知识水平和业务素质,为企业建档排忧解难,提高企业档案管理的水平。

●第三步:指导加力,提高档案实用性。民营企业组织形式多样、分布地域广;行业门类繁多、涉及面广;企业规模差异大,既有实力雄厚的高科技企业,也有民间作坊式的劳动密集型企业。因此,档案行政管理部门不能用固定的模式或一两个典型去要求所有的民营企业,要区分不同情况,加强分类指导,针对民营企业不同规模、不同行业、不同发展阶段等特点创造性地开展工作,建立与其经营管理相协调的档案工作体制。同时,要深刻认识民营企业工作的实效性。企业创办和发展的根本目的就是为了赢利,所有工作的开展以增效为标准,以赢利为原则,这是企业的行为准则,也是市场对企业的客观要求。凡是高成本、低效能的部门或行为都应被淘汰。从民营企业这个定位来看,服务民营企业档案工作,就是要千方百计地引导民营企业档案人员,紧紧围绕企业的发展和经营,围绕增强企业的竞争力、提高工作效率、为民营企业家决策和维护企业合法权益等方面开展档案工作。

●第四步:依法监管,提高建档水平。民营企业不同于国有企业,没有主管部门,不存在上下级关系,是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业法人。过去,一些档案部门曾一度产生“民营企业档案工作要不要管”的疑惑,这是不必要的,私营企业有很大程度上的自主权,但私营企业档案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民营企业档案是国家档案全宗的组成部分,理应纳入国家档案资源建设范围,各级档案部门要加大对民营企业宣传档案法律法规的力度、提高依法管理、保护档案的水平。

总之,企业要发展,要进步,要生存离不开档案,企业也只有管好、理好本单位的档案资源,才能更好地为企业建设和发展服务。(锦州人才网